Een meervoudige onderhandse aanbesteding is een procedure waarbij een opdrachtgever drie tot vijf geschikte partijen uitnodigt om een offerte uit te brengen. De meervoudige onderhandse aanbesteding wordt gebruikt voor kleinere opdrachten en biedt snelheid en focus. De opdrachtgever selecteert partijen op basis van de inschatting van hun expertise en ervaring, wat vergelijkbaarheid, concurrentie en uiteindelijk de kans op een goede prijs-kwaliteitverhouding bevordert. De opdracht hoeft niet openbaar bekendgemaakt te worden.
Wat is een meervoudige onderhandse aanbesteding?
Meervoudige onderhandse aanbesteding
Een meervoudige onderhandse aanbesteding is een aanbestedingsprocedure waarbij een opdrachtgever meerdere partijen (meestal drie tot vijf) selecteert en uitnodigt om een offerte in te dienen. Deze procedure wordt vaak gebruikt bij projecten met een beperkte omvang of complexiteit en biedt een balans tussen snelheid, flexibiliteit en transparantie. De opdrachtgever kiest zelf de partijen die hij geschikt acht, wat een efficiëntere procedure mogelijk maakt dan bij openbare aanbestedingen.
De term ‘onderhands’ verwijst naar het directe contact tussen opdrachtgever en aanbieders, zonder een algemene bekendmaking van de opdracht. Omdat er slechts een beperkte groep wordt uitgenodigd, kunnen transactiekosten en doorlooptijd aanzienlijk worden beperkt. Tegelijkertijd zorgt het meervoudige karakter ervoor dat er nog steeds sprake is van concurrentie, wat kan leiden tot een scherpere prijs en betere kwaliteit.
Deze procedure is vooral geschikt voor kleinere projecten binnen de publieke sector en voldoet aan de Europese richtlijnen mits deze proportioneel en transparant wordt toegepast.
Onderhandse aanbesteding: een introductie
Aanbestedingen komen over het algemeen voor in twee smaken: openbaar of onderhands. Openbare aanbestedingen zijn toegankelijk voor elke geïnteresseerde partij en worden gepubliceerd op diverse aanbestedingsplatforms zoals TenderNed of Mercell (vroeger Negometrix). Onderhandse aanbestedingen zijn besloten: alleen partijen die rechtstreeks door de aanbestedende dienst worden uitgenodigd, kunnen deelnemen.
Het principe van onderhandse aanbestedingen
Hoewel een onderhandse aanbesteding afwijkt van de populaire openbare methoden, voldoen ze nog altijd aan strikte eisen van eerlijkheid en objectiviteit. De doelstellingen, voorwaarden en eisen liggen vooraf vast voor alle partijen die een offerte uitbrengen: daarover kan na gunning niet meer onderhandeld worden. Daarmee wordt een gelijk speelveld gecreëerd. De aanbestedende dienst moet de keuze voor de uit te nodigen partijen bovendien goed onderbouwen, bijvoorbeeld op basis van eerdere ervaringen of via een gedegen marktonderzoek.
Vooral opdrachten waarvan de waarde onder een bepaalde drempel blijft, worden onderhands aanbesteed:
- enkelvoudige onderhandse aanbesteding voor leveringen en diensten tot € 50.000 en werken tot € 150.000
- meervoudige onderhandse aanbesteding voor leveringen en diensten tot € 214.000 en werken tot € 1.500.000
Voor een enkelvoudige onderhandse aanbesteding wordt één bedrijf uitgenodigd. Bij een meervoudige onderhandse aanbesteding worden meer partijen uitgenodigd om een offerte in te dienen. Meer offertes vergroot de kans op een scherpere prijs-kwaliteitverhouding doordat de partijen met elkaar concurreren.
Snelheid en kwaliteit: waarom meervoudig onderhands?
De belangrijkste reden voor het kiezen van een meervoudige onderhandse aanbesteding is de snelheid van het proces, omdat geen verplichte minimumtermijnen gelden, zoals bij Europese aanbestedingen. Deze aanpak zorgt ook voor een gerichte selectie van leveranciers die reeds bekend zijn door hun bewezen diensten, wat van pas komt bij specifieke of spoedeisende opdrachten. Bovendien ontvangt de aanbestedende dienst in veel gevallen minder inschrijvingen dan bij een openbare aanbesteding, zodat de beoordeling ook minder tijd kost.
Soepelere communicatie en minder concurrentie
Als je uitgenodigd bent voor een meervoudige onderhandse aanbesteding, kun je vaak rekenen op meer directe communicatie met de aanbestedende dienst, in tegenstelling tot de strak gereguleerde interacties bij Europese aanbestedingen. Hoewel er concurrentie is, blijft deze beperkter dan bij openbare aanbestedingen, wat de kansen kan vergroten als je eenmaal tot de uitgenodigde partijen behoort.
Positioneren voor een uitnodiging
Niet elke kwaliteitsleverancier wordt automatisch uitgenodigd. Het opbouwen van een sterke reputatie en zichtbaarheid in de sector zijn cruciaal. Met continu leveren van kwaliteit, netwerkverbindingen aangaan en actief participeren in zowel openbare als andere onderhandse aanbestedingen kun je de zichtbaarheid van je bedrijf bij inkopers vergroten.
Wat als je niet uitgenodigd bent?
Als je weet dat er een onderhandse aanbesteding loopt waarvoor je niet bent uitgenodigd, kun je een schriftelijk verzoek om uitleg indienen bij de aanbestedende dienst. Hoewel toevoeging aan de deelnemerslijst niet gegarandeerd is, verhoog je hiermee jouw zichtbaarheid en toon je proactiviteit, wat in toekomstige projecten van pas kan komen.
Met hulp van Acceller kun je zowel werken aan je zichtbaarheid in de markt als een verzoek formuleren om te mogen deelnemen. Daarnaast helpt Acceller je graag met het formuleren van je offerte. Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan contact op!