Wat is een meervoudige onderhandse aanbesteding?

Meervoudige onderhandse aanbesteding betekenis

Een meervoudige onderhandse aanbesteding is een aanbestedingsprocedure waarbij een opdrachtgever meerdere partijen (meestal drie tot vijf) selecteert en uitnodigt om een offerte in te dienen. Deze procedure wordt vaak gebruikt bij projecten met een beperkte omvang of complexiteit en biedt een balans tussen snelheid, flexibiliteit en transparantie. De opdrachtgever kiest zelf de partijen die hij geschikt acht, wat een efficiëntere procedure mogelijk maakt dan bij openbare aanbestedingen.

De term “onderhands” verwijst naar het directe contact tussen opdrachtgever en aanbieders, zonder een algemene bekendmaking van de opdracht. Omdat er slechts een beperkte groep wordt uitgenodigd, kunnen transactiekosten en doorlooptijd aanzienlijk worden beperkt. Tegelijkertijd zorgt het meervoudige karakter ervoor dat er nog steeds sprake is van concurrentie, wat kan leiden tot een scherpere prijs en betere kwaliteit.

Deze procedure is vooral geschikt voor kleinere projecten binnen de publieke sector en voldoet aan de Europese richtlijnen mits deze proportioneel en transparant wordt toegepast.

Onderhandse aanbesteding: een introductie

Aanbestedingen komen over het algemeen voor in twee smaken: openbaar of onderhands. Openbare aanbestedingen zijn toegankelijk voor elke geïnteresseerde partij en worden gepubliceerd op diverse aanbestedingsplatforms zoals TenderNed of Mercell (vroeger Negometrix). Onderhandse aanbestedingen daarentegen, zijn besloten en de deelname is beperkt tot partijen die rechtstreeks door de aanbestedende dienst worden uitgenodigd. Deze worden niet publiekelijk geadverteerd, wat de procedure flexibeler en discreter maakt.

Het principe van onderhandse aanbestedingen

Hoewel een onderhandse aanbesteding afwijkt van de populaire openbare methoden, voldoen ze nog altijd aan strikte eisen van eerlijkheid en objectiviteit. De keuze voor bepaalde partijen moet goed onderbouwd zijn door de aanbestedende dienst op basis van eerdere ervaringen of via een gedegen marktonderzoek. De onderhandse aanbesteding dient vooral opdrachten waarvan de waarde onder een bepaalde drempel blijft:

• Een enkelvoudige onderhandse aanbesteding voor leveringen en diensten tot €50.000 en werken tot €150.000.
• Een meervoudige onderhandse aanbesteding voor leveringen en diensten tot €214.000 en werken tot €1.500.000.

Wat maakt een meervoudige onderhandse aanbesteding speciaal?

Bij een meervoudige onderhandse aanbesteding worden, verschillend van de enkelvoudige variant, meerdere partijen (meestal tussen de 3 en 5) uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit vergroot de kans op een scherpere prijs-kwaliteitverhouding doordat de partijen met elkaar concurreren, hoewel onderhandelingen over de voorwaarden uitgesloten zijn om eerlijkheid te waarborgen.

Snelheid en kwaliteit: waarom meervoudig onderhands?

De belangrijkste reden voor het kiezen van een meervoudige onderhandse aanbesteding is de snelheid van het proces, omdat er geen verplichte minimumtermijn zoals bij Europese aanbestedingen geldt. Deze aanpak zorgt ook voor een meer gerichte selectie van leveranciers die reeds bekend zijn door hun bewezen diensten, wat van pas komt bij specifieke of spoedeisende opdrachten.

Soepelere communicatie en minder concurrentie

Als je uitgenodigd bent voor een meervoudige onderhandse aanbesteding, kun je vaak rekenen op meer directe communicatie met de aanbestedende dienst, in tegenstelling tot de strak gereguleerde interacties bij Europese aanbestedingen. Hoewel er concurrentie aanwezig is, blijft deze beperkter dan bij openbare aanbestedingen, wat de kansen kan vergroten als je eenmaal tot de uitgenodigde partijen behoort.

Positioneren voor een uitnodiging

Niet elke kwaliteitsleverancier wordt automatisch uitgenodigd. Het opbouwen van een sterke reputatie en zichtbaarheid in de sector zijn cruciaal. Dit kan door het continu leveren van kwaliteit, het aangaan van netwerkverbindingen, en actief participeren in zowel openbare als andere onderhandse aanbestedingen om zichtbaarheid bij inkopers te vergroten.

Wat als je niet uitgenodigd bent?

Indien je weet dat er een onderhandse aanbesteding gaande is waarvoor je niet bent uitgenodigd, kun je een schriftelijk verzoek tot uitleg indienen bij de aanbestedende dienst. Hoewel toevoeging aan de deelnemerslijst niet gegarandeerd is, verhoog je hiermee jouw zichtbaarheid en toon je proactiviteit, wat in toekomstige projecten van pas kan komen.

Bij Acceller zorgen we er altijd voor dat we dit proactief voor je doen. Benieuwd wat we voor je kunnen betekenen? Neem dan contact op!

Samenvatting

Een meervoudige onderhandse aanbesteding combineert het beste van twee werelden: meer controle en snellere besluitvorming voor de aanbestedende dienst, en directere communicatie en beperkte competitie voor de opdrachtnemer. Dit maakt het een gewilde procedure voor een breed scala aan opdrachten die gaan van routine-inkoop tot complexe projectdiensten.