BAFO staat voor Best and Final Offer. Het is de laatste kans voor een inschrijver om zijn beste aanbieding in te dienen binnen een tender- of offerteprocedure. Deze fase volgt vaak na een voorlopige beoordeling, onderhandeling of feedbackronde. De inschrijver kan dan prijs, kwaliteit of voorwaarden aanscherpen.
Het doel van een BAFO is dat de opdrachtgever een definitieve keuze kan maken op basis van de beste combinatie van prijs en kwaliteit.
Het begrip BAFO, oftewel Best And Final Offer, komt regelmatig voor binnen aanbestedingstrajecten waar nog ruimte is voor onderhandeling. Hieronder lees je meer over wat BAFO inhoudt, wanneer het wordt toegepast en welke kansen en risico’s het met zich meebrengt voor inschrijvers.
Soms wordt in het aanbestedingstraject nog een tussenfase voor onderhandeling ingebouwd, tussen de beoordeling van de inschrijvingen (plannen van aanpak, bidbooks of projectvoorstellen) en de gunning. Voor het Best And Final Offer (BAFO) voor inschrijving hebben de aanbestedende dienst en de inschrijver contact over de inhoud van het voorstel, waarbij de eerste aangeeft op welke punten het nog beter kan. De inschrijver krijgt daarbij de kans het plan, bidbook of voorstel toe te lichten en te verduidelijken. Dat kan betrekking hebben op de aanbiedingsprijs, maar ook op de invulling die de inschrijver heeft gegeven aan de gunningscriteria, of kansen die de inschrijver heeft genoemd. De inschrijver krijgt na het gesprek de gelegenheid om een Best And Final Offer op te stellen en in te dienen.
Een BAFO-fase kan voor inschrijvers waardevol zijn, maar vraagt ook om een scherpe afweging. U krijgt de kans om uw aanbieding te verbeteren, terwijl de opdrachtgever tegelijkertijd probeert om inschrijvingen beter vergelijkbaar te maken.
Een BAFO biedt ruimte om uw inschrijving sterker te maken. U kunt onduidelijkheden wegnemen, uw aanbod aanscherpen en beter aansluiten op wat de opdrachtgever belangrijk vindt.
Tegelijkertijd kan een BAFO-fase ook risico’s met zich meebrengen, denk bijvoorbeeld aan:
Juist omdat een BAFO vraagt om scherpe keuzes, is het belangrijk om goed te bepalen wat u wel en niet aanpast. Heeft u begeleiding nodig bij het aanscherpen van uw aanbieding of het maken van de juiste afwegingen? Dan kan Acceller helpen om uw inschrijving sterker en kansrijker te maken. Ontdek hoe u met onze hulp bij aanbestedingen ondersteund wordt.
BAFO komt bij Europese aanbestedingen van overheidsinstellingen nauwelijks voor. Als met iedere inschrijver een apart gesprek gevoerd wordt, is er eigenlijk geen sprake van een gelijk speelveld zoals de Aanbestedingswet vereist. De aanbestedende partij speelt dan namelijk een actieve rol in de concurrentie tussen inschrijvers. Dat is niet toegestaan. In commerciële tenders en bij onderhandse aanbestedingen is BAFO gebruikelijker. Daarbij weet de opdrachtgever al min of meer welke leverancier de dienst of het product gaat leveren, maar wil hij misschien onderhandelen over de voorwaarden, waaronder de prijs. Omdat vaak al veel afwegingen gemaakt zijn voor de oorspronkelijke offerte, kan het voor de leverancier lastig zijn om in de Best And Final Offer (BAFO) tegemoet te komen aan de voorwaarden en wensen van de opdrachtgever.
Acceller ondersteunt u bij alle fasen van het aanbestedingstraject, ook bij het nadenken over en formuleren van uw Best And Final Offer (BAFO) voor inschrijving.