Een verificatiegesprek is een gesprek dat plaatsvindt tussen de aanbestedende dienst en een inschrijver na de indiening van een offerte. Het doel is om onduidelijkheden op te helderen, details te bevestigen en te controleren of de inschrijving voldoet aan alle gestelde eisen en voorwaarden. Dit gesprek helpt om een volledig en juist beeld te krijgen voordat een definitieve gunningsbeslissing wordt genomen.
Wat is een verificatiegesprek?
Verificatiegesprek aanbesteding
Een verificatiegesprek in de context van een aanbesteding is een essentieel onderdeel van de procedure waarin de aanbestedende dienst de gelegenheid heeft om vragen te stellen aan de inschrijver, verduidelijkingen te krijgen over de offerte, en te verifiëren of alle ingediende documenten en informatie in overeenstemming zijn met de gestelde eisen. Dit gesprek kan cruciaal zijn voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijver om misverstanden te voorkomen en om ervoor te zorgen dat de inschrijving volledig en correct is.
Presentatie of interview na inschrijving
Een aanbestedende dienst kan goede redenen hebben om de ondernemers die mogelijk een opdracht krijgen, ook in persoon te willen ontmoeten. Verificatie. Kijken of het klikt. Probleemoplossend vermogen testen. In de aanbestedingsprocedure is dan na de indiendatum tijd ingeruimd voor een interview of presentatie. Behalve in de planning moet u de presentatie of het interview ook terugvinden in de aanbestedingsleidraad. De aanbestedende dienst licht toe wat het doel is, wat van u verwacht wordt, hoe lang het duurt, wie u mag meenemen en aan welke onderwerpen u aandacht moet besteden. Als u de informatie niet duidelijk genoeg vindt, stuurt u dan een vraag in voor de Nota van Inlichtingen?
Wie wordt er uitgenodigd voor een verificatiegesprek?
Omdat de voorbereiding, uitvoering en nabespreking het beoordelingsteam heel veel tijd kost, worden bij een openbare aanbesteding meestal niet alle inschrijvers uitgenodigd, maar een selectie. Dan krijgen de best scorende inschrijvers een uitnodiging voor deze tweede ronde. Bij niet-openbare aanbestedingen presenteren meestal wel alle inschrijvers. De selectie is dan immers al gemaakt.
Verificatiegesprek voorbereiden
Als u een uitnodiging krijgt, moet u zich goed voorbereiden op de presentatie of het interview, en dit ‘moment van de waarheid’ vooral niet onderschatten. Er weet natuurlijk niemand meer van uw onderneming dan uzelf. Maar juist bij een presentatie of een interview gaat het om ‘passen bij de opdracht’. U moet de inhoud van uw inschrijving goed kennen, maar ook daarbuiten oplossingen kunnen bedenken voor een casus, volgens de beschreven werkwijze en taakverdeling. Vertellen over uw referentieopdrachten en hoe die overeenkomen met de opdracht. Tonen dat u het proces onder controle heeft. Enzovoort. En dat liefst op een ontspannen manier.
Als wij u begeleiden bij uw inschrijving, ondersteunt Acceller u actief bij de voorbereiding van een interview of presentatie. Bijvoorbeeld met presentatietechnieken en door lastige vragen met u te oefenen.