Nota van inlichtingen

Vragen over documentatie of opdracht

U hebt de opdrachtomschrijving en scope, de planning, de uitsluitingsgronden, de geschiktheidseisen en de gunningscriteria gelezen in de aanbestedingsleidraad en/of andere aanbestedingsdocumenten. U hebt dus een globaal beeld van wat de opdracht inhoudt en wat van u verwacht wordt. Maar u hebt vast nog vragen, en dat geldt ook voor andere eventuele inschrijvers. Acceller kan u helpen met het formuleren en indienen van de vragen voor de nota van inlichtingen (NvI). Dat kan anoniem.

Waarom vragen stellen?

U kunt om verschillende redenen vragen indienen. Soms zijn de eisen niet in lijn met de Gids Proportionaliteit. Dit document (3e herziening 1 januari 2022) hoort bij de Aanbestedingswet 2012 en schrijft voor dat alle keuzes die een aanbesteder maakt rond de aanbesteding, in verhouding moeten staan tot de opdracht en de markt. Zo is het niet proportioneel als een aanbestedende dienst een openbare aanbesteding in de markt zet waarop wel twintig of meer ondernemers kunnen reageren.
Het kan daarnaast zijn dat de aanbestedende dienst zichzelf tegenspreekt in de aanbestedingsdocumenten. Dan wilt u natuurlijk weten welke versie de juiste is. Daarnaast kunt u vragen om eisen of wensen concreter te formuleren. Of om uit te leggen wat het verband is tussen de opdracht en de eis . Of u wilt duidelijkheid over wat wel en wat niet binnen het aanbestedingsbedrag valt. Sommige inschrijvers zijn het niet (helemaal) eens met wat van hen verwacht wordt en hopen op een bijstelling in de nota van inlichtingen. Wat gesteld wordt in een nota van inlichtingen, gaat altijd boven de tekst in de aanbestedingsleidraad.

Zo kunt u, of kan een andere inschrijver, de scope van de opdracht of het programma van eisen nog beïnvloeden via vragen. Misschien hangt uw beslissing om wel of niet in te schrijven ervan af. Overigens is de aanbestedende dienst wel verplicht om te reageren, maar niet om inhoudelijk te specificeren of mee te gaan in voorstellen.  

Publicatie nota van inlichtingen

Meestal staan de publicatiedata van de NvI's in de planning. U downloadt de NvI waar u eerder de aanbestedingsdocumenten downloadde. In de nota van inlichtingen krijgt u misschien antwoord of een positieve reactie op een verzoek om bijstelling. U leest in de NvI niet alleen uw eigen vragen en de reacties daarop, maar ook die van andere eventuele inschrijvers. Antwoorden in de NvI hebben altijd voorrang boven uitspraken die gedaan zijn in andere aanbestedingsdocumenten. De NvI wijzigt dus de aanbestedingsprocedure!

Tweede nota van inlichtingen

De tweede Nota van Inlichtingen geeft de reacties van de aanbestedende dienst op vragen die gesteld zijn over de eigen antwoorden in de eerste Nota van Inlichtingen. Voor sommige potentiële inschrijvers waren de antwoorden in NvI 1 niet duidelijk genoeg. In andere gevallen is de potentiële inschrijver niet tevreden met het antwoord, en probeert deze 'er meer uit te halen'. 

Meestal is het niet mogelijk om compleet nieuwe vragen te stellen voor de tweede nota van inlichtingen. Maar sommige aanbestedingsdocumenten bevatten fouten en onduidelijkheden die tot wijzigingen in de aanbestedingsdocumenten leiden. En vaak komt er dan ook een NvI bij ... en eventueel nog een.