Gids Proportionaliteit

Keuzes van de inkoper

De Gids Proportionaliteit is een aanvulling op de Aanbestedingswet en geldt voor alle aanbestedingen. De Gids moet ervoor zorgen dat de inkoper - de aanbestedende dienst - de juiste keuzes maakt bij het voorbereiden en publiceren van een aanbesteding. Een voorbeeld: als een grote overheidsorganisatie een dienst wil inkopen die misschien wel honderd ondernemers kunnen leveren, dan is het niet proportioneel om een openbare aanbesteding in de markt te zetten. Dat betekent immers dat heel veel inschrijvers tijd en geld investeren om de opdracht binnen te halen. En na afronding is er maar een ondernemer blij. Maar het betekent ook dat het beoordelingsteam van de aanbestedende dienst al die inschrijvingen moet beoordelen. Lezen, vergaderen … en als de keuze gemaakt is, alle andere ondernemers een brief sturen met argumentatie   waarom hun inschrijving niet het beste was. Dus dat is verspilling van publiek geld.

Doelmatigheid en rechtmatigheid

De Gids Proportionaliteit eist van de inkoper / aanbestedende dienst dat hij bij elke keuze vooraf de doelmatigheid en de rechtmatigheid onderzoekt. Dat geldt voor het complete inkoopproces. Doelmatigheid: doet de overheid een terechte investering als zij inkoopt op basis van deze specificaties? Behaalt zij de doelstelling met de inkoop? Zijn alle eisen die gesteld worden, wel nodig om de doelstellingen te behalen? Zijn de administratieve lasten die van de inschrijvende ondernemers gevraagd worden, zoals jaarrekeningen met goedkeurende accountantsverklaringen, wel proportioneel?

Rechtmatigheid heeft betrekking op: is de aanbesteding eerlijk? Krijgt iedere ondernemer een eerlijke kans? Houdt de overheid zich aan de Aanbestedingswet? Zijn onderdelen van de opdracht niet onnodig bij elkaar gevoegd (lastig voor kleinere aanbieders) of juist afzonderlijk in de markt gezet om verplicht aanbesteden te ontlopen (bijvoorbeeld aanschaf, opleiding en onderhoud voor specialistische apparaten)? Is binnen een aanbesteding goed opgedeeld in percelen, wat de marktwerking vergroot?

De Gids Proportionaliteit richt zich dus op de inkoper, maar het is een redelijk leesbaar document dat veel voorbeelden biedt. Aanrader, ook omdat de Gids u handvatten geeft voor het stellen van vragen voor de NvI.