Een wachtkamerovereenkomst is een afspraak met de inschrijver die als tweede of derde is geëindigd in een aanbesteding. Als de beoogde winnaar de opdracht toch niet kan of wil uitvoeren, kan de aanbestedende dienst terugvallen op deze inschrijver zonder de hele aanbestedingsprocedure opnieuw te starten.
Wat is een wachtkamerovereenkomst?
Wachtkamerovereenkomst met de tweede inschrijver
Ook de aanbestedende organisatie steekt veel tijd en energie in de aanbesteding. Als u als tweede of derde eindigt, bent u daarom niet altijd definitief uit beeld. Aan het eind van de aanbestedingsprocedure zitten de inkoper(s) van de aanbestedende organisatie en de contractmanagers van de winnende inschrijver om de tafel om de specifieke contractvoorwaarden te bespreken.
Als op dat moment – of al eerder – blijkt dat de inschrijver aan wie gegund werd, uiteindelijk de opdracht niet wil of kan uitvoeren, of niet aan de geschiktheidseisen voldoet, wil de aanbestedende organisatie liever niet opnieuw beginnen. Om die reden wordt meestal gekozen voor een wachtkamerovereenkomst. Dat wil zeggen dat de inschrijver die op de tweede (of derde) positie geëindigd is, wordt uitgenodigd voor contractbesprekingen.
Wachtkamerovereenkomst: contractbespreking
Dat de aanbestedende organisatie gebruik wil maken van deze mogelijkheid tot een wachtkamerovereenkomst, is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten, meestal in het hoofddocument (aanbestedingsleidraad). Als inschrijver gaat u akkoord met deze mogelijkheid door in te schrijven. Dat kan betekenen dat u reserveringen in planning, mensen en middelen langer moet aanhouden dan de datum van de voorlopige gunning. Vanzelfsprekend blijft uw inschrijving inclusief prijs geldig zoals die is ingediend.
Mogelijk komen de verschillen tussen de inschrijving van de aanvankelijke winnaar en uw inschrijving tijdens de contractbesprekingen wel ter tafel: de aanbestedende organisatie probeert de ‘winnende’ toezeggingen toch binnen te halen. U bent volgens de Aanbestedingswet niet verplicht daarin mee te gaan.
Ondersteuning van Acceller bij wachtkamerovereenkomsten
Komt u als tweede inschrijver alsnog in beeld voor contractbesprekingen? Dan is het belangrijk om goed te weten waar u wel en niet in mee hoeft te gaan. Acceller helpt bij het beoordelen van de aanbestedingsdocumenten, het voorbereiden van contractbesprekingen en het maken van strategische keuzes. Zo staat u sterker wanneer een wachtkamerovereenkomst daadwerkelijk aan de orde komt.