Een wachtkamerovereenkomst is een voorlopige contractuele afspraak tussen een aanbestedende dienst en een leverancier. Deze overeenkomst treedt alleen in werking als de definitieve aanbestedingsprocedure mislukt of wordt geannuleerd, en fungeert als een vangnet om continuïteit van diensten of leveringen te waarborgen.
Wat is een wachtkamerovereenkomst?
Wachtkamerovereenkomst voor nummer 2
Ook de aanbestedende organisatie steekt veel tijd en energie in de aanbesteding. Aan het eind van de aanbestedingsprocedure zitten de inkoper(s) van de aanbestedende organisatie en de contractmanagers van de winnende inschrijver om de tafel om de specifieke contractvoorwaarden te bespreken. Als op dat moment – of al eerder – blijkt dat de inschrijver aan wie gegund werd, uiteindelijk de opdracht niet wil of kan uitvoeren, of niet aan de geschiktheidseisen voldoet, wil de aanbestedende organisatie liever niet opnieuw beginnen. Daarom wordt meestal gekozen voor een wachtkamerovereenkomst. Dat wil zeggen dat de inschrijver die op de tweede (of derde) positie geëindigd is, wordt uitgenodigd voor contractbesprekingen.
Wachtkamerovereenkomst: contractbespreking
Dat de aanbestedende organisatie gebruik wil maken van deze mogelijkheid tot een wachtkamerovereenkomst, is opgenomen in de aanbestedingsdocumenten, meestal in het hoofddocument (aanbestedingsleidraad). Als inschrijver ga je akkoord met deze mogelijkheid door in te schrijven. Dat kan betekenen dat je als inschrijver reserveringen in planning, mensen en middelen langer moet aanhouden dan de datum van de voorlopige gunning. Vanzelfsprekend blijft jouw inschrijving inclusief prijs geldig zoals die is ingediend.
Mogelijk komen de verschillen tussen de inschrijving van de aanvankelijke winnaar en jouw inschrijving tijdens de contractbesprekingen wel ter tafel: de aanbestedende organisatie probeert de ‘winnende’ toezeggingen toch binnen te halen. Je bent volgens de Aanbestedingswet niet verplicht daarin mee te gaan.