Wat is een tender?

Tender betekenis

Een tender, ook wel bekend als een aanbesteding, is een proces waarbij een opdrachtgever bedrijven uitnodigt om offertes in te dienen voor het leveren van een specifieke dienst of product. Het doel van een tender is om op een competitieve manier te bepalen welk bedrijf de opdracht krijgt, gebaseerd op een combinatie van prijs en kwaliteit. Maar wat houdt een tender nu precies in en wat komt er allemaal bij kijken? In dit artikel leggen we het je uit.

Verschil tussen tender en aanbesteding

Hoewel de termen tender en aanbesteding vaak door elkaar worden gebruikt, is er een klein verschil. Een aanbesteding is een formeel proces waarbij overheidsinstellingen werken volgens wettelijke procedures. De term tender wordt vaak gebruikt in een meer informele context en kan ook van toepassing zijn op commerciële opdrachten. In essentie betekenen beide termen hetzelfde: het verkrijgen van offertes voor een bepaalde opdracht.

Waarom een tender uitschrijven?

Het uitschrijven van een tender heeft verschillende voordelen:

• Concurrentie stimuleren: Bedrijven worden aangemoedigd om de beste prijs-kwaliteitverhouding aan te bieden.
• Gelijke kansen: Elke inschrijver krijgt dezelfde kans om de opdracht binnen te halen.
• Betere afstemming tussen vraag en aanbod: Door een gestructureerd proces komen vraag en aanbod beter overeen.

Regels rond het uitschrijven van een tender

Bij opdrachten met een waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempelwaarden, is een Europese aanbesteding verplicht. Is de opdracht minder waard? Dan kunnen nationale procedures worden gevolgd, zoals beschreven in de Aanbestedingswet. Commerciële organisaties zijn niet aan deze wetten gebonden, maar hanteren vaak hun eigen regels.

Waar bestaat een inschrijving uit?

Een inschrijving moet aan diverse eisen voldoen:

• Juridische documenten: Bewijsmateriaal van de rechtsgeldigheid van het inschrijvende bedrijf.
• Financiële documenten: Informatie over de financiële gezondheid van het bedrijf.
• Contractuele documenten: Bewijsmateriaal dat het bedrijf de opdracht kan nakomen.
• Plan van aanpak: Een gedetailleerde beschrijving van hoe de gevraagde diensten of producten geleverd zullen worden.

Wat doet een tenderschrijver?

Een tenderschrijver is verantwoordelijk voor het opstellen van het plan van aanpak. Dit plan beantwoordt de vragen en criteria die in de aanbestedingsleidraad staan. De tenderschrijver structureert het plan en zorgt ervoor dat alle eisen van de opdrachtgever worden behandeld.

Hoe weet een tenderschrijver wat erin moet?

De aanbestedingsleidraad is de basis voor elke inschrijving. De tenderschrijver leest deze leidraad nauwkeurig door en bouwt vervolgens een raamwerk voor het plan van aanpak. Input wordt verzameld via sessies met verschillende afdelingen van het inschrijvende bedrijf, zodat het plan goed aansluit bij de wensen en eisen van de opdrachtgever.

Hoe wordt een inschrijving beoordeeld?

De opdrachtgever bepaalt op basis van vastgestelde gunningscriteria welke inschrijving het beste is. Dit wordt vaak gedaan aan de hand van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), waarbij criteria zoals prijs-kwaliteitsverhouding, kosteneffectiviteit en soms zelfs de laagste prijs worden meegewogen. De inschrijver met de hoogste score wint de opdracht.

Conclusie

Een goed begrip van het tenderproces en wat er nodig is om een sterke inschrijving te leveren, kan het verschil betekenen tussen het binnenhalen of mislopen van waardevolle opdrachten. Als jouw organisatie de stap wil zetten naar het deelnemen aan tenders, bedenk dan goed wat de vereisten zijn en hoe je op de beste manier jouw aanbod kunt presenteren.

Wil je meer hulp of advies over hoe je een winnende inschrijving kunt indienen? Neem gerust contact op voor professionele ondersteuning.