KPI staat voor Key Performance Indicator, een meetbaar doel dat organisaties gebruiken om de prestaties van een project, proces of dienst te evalueren. In aanbestedingen worden KPI’s gebruikt om de voortgang en kwaliteit van geleverde diensten of producten te monitoren en te waarborgen dat deze voldoen aan de overeengekomen normen en doelstellingen.
Wat is een KPI?
KPI: meetbaar succesvol
KPI staat voor kritieke prestatie-indicator of key performance indicator. Als u met grote organisaties werkt, dan kent u deze term meestal wel – niet alleen van KPI’s bij inschrijven op aanbestedingen. Door vooraf zo SMART mogelijk te bepalen wanneer een stap, een proces, een prestatie ‘gelukt’ is, succesvol is, kun je succes min of meer objectief vaststellen. KPI wordt uitgedrukt in een cijfer, aantal, percentage of een andere concrete en meetbare eenheid. Je meet naderhand het resultaat en vergelijkt het met de SMART KPI die je vooraf bepaald hebt.
KPI’s bij inschrijven op aanbestedingen
Hoe gebruikt u KPI’s bij inschrijven op aanbestedingen? Iedere inschrijver doet in zijn bid (inschrijving) beloften, in de verwachting dat zijn organisatie deze beloften kan houden. Door deze beloften te formuleren als KPI’s maakt de inschrijver het de aanbestedende dienst gemakkelijker om te meten of prestaties succesvol zijn: of de inschrijver zich aan zijn beloften houdt. Dat maakt (tussentijds) evalueren gemakkelijker.
De aanbestedende dienst kan zelf ook KPI’s stellen in de aanbestedingsdocumenten. Wie de KPI’s ook formuleert, het is belangrijk ze beperkt te houden tot de core business: de kern van de dienst, het product, de impact of het doel dat de aanbestedende dienst wil bereiken met de aanbesteding. De woorden kritieke en key geven dat ook aan. Of iets succesvol is of niet, kun je natuurlijk niet afmeten aan bijzaken. Denk hierbij ook aan de marketingwaarde van de KPI: prestaties op het gebied van duurzaam of maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) bijvoorbeeld doen een positief woordje voor de aanbestedende dienst. Die kan ermee voor de dag komen. Voorbeelden van KPI’s bij inschrijven op aanbestedingen:
- Met onze aanpak neemt uw bezoekersaantal in de loop van 2024 iedere maand met 5% toe.
- Wij garanderen u voor 2024 een uitstroom van 12 medewerkers van ondersteund werk naar een zelfstandige baan bij een externe werkgever in de regio.
- Inschrijver zegt toe al in 2024 100% van het productie-afval te verwerken zodat het teruggebracht kan worden in het primaire productieproces.
Door KPI’s te formuleren voor uw prestatie maakt u uw inschrijving SMARTer. Heeft u hier hulp bij nodig? De tekstschrijvers en adviseurs van Acceller beheersen de kunst van het SMART schrijven tot in de puntjes.