Een bidbook is een strategisch document waarin een organisatie een overtuigend voorstel presenteert om een project, evenement of opdracht binnen te halen. Het omvat relevante informatie over visie, aanpak, planning en unieke kwaliteiten. Hiermee toont de organisatie aan waarom zij dé ideale kandidaat is voor de opdracht.
Wat is een bidbook?
Bidbook betekenis
Een bidbook is een gedetailleerd voorstel ingediend door een organisatie of een samenwerkingsverband in reactie op een uitvraag met als doel een project of evenement te mogen organiseren. Het bevat alle essentiële informatie die de opdrachtgever nodig heeft om te beslissen wie het best in staat is om het project of het evenement te realiseren. Een goed bidbook is meer dan alleen een voorstel; het is een overtuigend argument dat op maat is gemaakt om aan de specifieke wensen en eisen van de opdrachtgever te voldoen.
Historische en recente voorbeelden van bidbooks
- Bidbook voor de vestiging van het Europees Geneesmiddelen Agentschap (EMA) in Nederland: Na de Brexit had de Europese Unie een nieuwe locatie nodig voor het EMA. Nederland stelde Amsterdam voor als nieuwe thuisbasis, compleet met een proposal voor een op maat gemaakt kantoor op de Amsterdamse Zuidas.
- Bidbook voor de Olympische Spelen in Nederland (2028): Nederland overwoog zich kandidaat te stellen voor de organisatie van de Olympische Spelen in 2028. Echter, zonder financiële en politieke steun, welke essentieel zijn voor de goedkeuring door het Internationaal Olympisch Comité, werd het bid niet doorgezet.
- Bidbook voor Culturele Hoofdstad van Europa (Leeuwarden-Fryslân 2018): Leeuwarden stelde zich succesvol kandidaat en werd uitgeroepen tot Culturele Hoofdstad van Europa. Het bidbook benadrukte de Friese cultuur, duurzaamheid en innovatieve projecten om internationale bezoekers aan te trekken.
- Bidbook voor het Eurovisie Songfestival 2020: Na de winst van Duncan Laurence in 2019 presenteerden verschillende Nederlandse steden, zoals Rotterdam, Utrecht en Maastricht, hun bidbooks om het evenement te mogen organiseren. Rotterdam won uiteindelijk door een sterk plan met uitstekende faciliteiten en bereikbaarheid.
Verschil tussen bidbook en EMVI
Bidbooks worden soms vergeleken met EMVI-plannen (Economisch Meest Voordelige Inschrijving), maar er zijn enkele belangrijke verschillen. Terwijl EMVI-plannen worden gereguleerd door de Aanbestedingswet, hebben bidbooks deze strikte wettelijke kaders niet. Bij EMVI is de nadruk vaak meer gericht op kosteneffectiviteit en naleving van specifieke projectvereisten volgens de aanbestedingsprocedures, terwijl bij bidbooks de nadruk ligt op creativiteit en het overtuigend presenteren van een visie.
Tips om jouw bidbook te optimaliseren
Wil je dat jouw bidbook eruit springt en de aandacht van de opdrachtgever trekt? Hier zijn enkele tips:
- Verdiep je in de behoeften van de opdrachtgever: Toon dat je hun behoeften begrijpt en bied duidelijke oplossingen.
- Wees overtuigend en helder: Gebruik heldere en overtuigende taal om jouw voorstel te onderbouwen.
- Onderscheid je van de concurrentie: Benadruk wat jouw voorstel uniek maakt.
- Gebruik aantrekkelijke visuals: Diagrammen, foto’s en andere visuele content kunnen je voorstel versterken.
- Focus op de haalbaarheid: Demonstreer dat je de capaciteit en de middelen hebt om het project te realiseren.
Wil je hulp of advies bij het samenstellen van een effectief bidbook? Neem dan gerust contact met ons op via onze website.