Een aanbestedingsstrategie beschrijft hoe een aanbestedende dienst een aanbesteding gaat aanpakken. Het document wordt opgesteld vóór de start van de aanbesteding en legt vast wat er wordt ingekocht, hoe het proces is ingericht en wie waarvoor verantwoordelijk is. Zeker bij complexe of risicovolle trajecten is het opstellen van een aanbestedingsstrategie een belangrijke stap.
Wat is een aanbestedingsstrategie?
Doel van een aanbestedingsstrategie
De strategie zorgt voor structuur en duidelijkheid in het aanbestedingsproces. Alle betrokkenen weten wat ze kunnen verwachten, wie welke rol vervult en op welke momenten beslissingen genomen worden. Voor de aanbestedende dienst biedt de strategie een toetsingskader: is de aanbesteding uitgevoerd zoals vooraf bepaald?
Wat staat er in een aanbestedingsstrategie?
Een aanbestedingsstrategie bestaat meestal uit:
-
de omvang van de opdracht;
-
of er wordt gewerkt met percelen, en zo ja: welke;
-
de inrichting van het aanbestedingsteam, inclusief taken, rapportagelijnen en besluitvorming;
-
de stappen van het proces: van voorbereiding tot gunning;
-
de wijze van aanbesteden: bijvoorbeeld via TenderNed, digitaal of schriftelijk.
De strategie sluit af met een overzicht van de op te leveren documenten per fase. Na afloop kunnen leerpunten in het document worden opgenomen, zodat deze meegenomen kunnen worden naar toekomstige trajecten.