Beeld krijgen van de planning van het aanbestedingstraject
De term aanbestedingsplanning heeft vooral betrekking op het proces dat aan het publiceren van een aanbesteding voorafgaat; die planning ligt bij de aanbestedende dienst en werkt toe naar het moment van inkoop. Zodra de aanbesteding gepubliceerd is en dus openstaat voor inschrijvers, beschikt u over de tijdsplanning van het aanbestedingstraject vanaf publicatie. In de aanbestedingsleidraad vindt u de mijlpalen: de datum voor de schouw (kijken op de locatie), voor het indienen van vragen voor de nota van inlichtingen (NvI), voor het verschijnen van de NvI, soms nog een NvI-ronde, een selectiedatum voor leveranciers die ‘door zijn naar de volgende ronde’, een BAFO-datum (Best And Final Offer: u kunt uw inschrijving nog aanpassen), presentatiedatum, uiterste indiendatum, gunningsdatum … Niet ieder proces maakt dezelfde stappen door, maar alle genoemde data zijn belangrijk voor u, want u kunt er niet omheen. U hebt meestal minder tijd om in te schrijven dan u zou wensen.
De uiterste datum en tijd waarop u uw inschrijving mag indienen (of soms presenteren) is bij uw eerste leesronde het belangrijkst. Daaraan kunt u inschatten of u de voorbereiding voor indienen op tijd rond krijgt. Daarnaast is de uiterste datum voor het indienen van vragen voor de nota van inlichtingen belangrijk. Met deze vragen proberen potentiële inschrijvers meer helderheid te krijgen over de opdracht en nog invloed uit te oefenen op de eisen en voorwaarden rond de aanbesteding en opdracht. De uiterste indiendatum bijvoorbeeld kunt u soms nog beïnvloeden via de NvI; als veel beoogde inschrijvers laten weten dat de tijd te beperkt is, schuift de datum een beetje op.
