Aanbestedingsplanning is het proces van het strategisch voorbereiden en organiseren van een aanbesteding. Het omvat het vaststellen van behoeften, opstellen van specificaties, bepalen van de aanbestedingsprocedure, tijdsplanning en budgettering. Door grondige planning wordt een efficiënte en transparante aanbesteding gewaarborgd, waardoor de kans op succesvolle en kosteneffectieve inkoop van goederen en diensten toeneemt.
Wat is een aanbestedingsplanning?
Beeld krijgen van de planning van het aanbestedingstraject
U hebt meestal minder tijd om in te schrijven dan u zou wensen. Daarom is het goed om direct een beeld te krijgen van de aanbestedingsplanning. In de aanbestedingsleidraad staat een planning van de mijlpalen voor het aanbestedingsproces: de datum voor de schouw (kijken op de locatie), voor het indienen van vragen voor de nota van inlichtingen (NvI), voor het verschijnen van de NvI, soms nog een NvI-ronde, een selectiedatum voor leveranciers die ‘door zijn naar de volgende ronde’, een BAFO-datum (Best And Final Offer: u kunt uw inschrijving nog aanpassen), presentatiedatum, uiterste indiendatum, gunningsdatum … Niet ieder proces maakt dezelfde stappen door, maar alle genoemde data zijn belangrijk voor u, want u kunt er niet omheen.
De uiterste datum en tijd waarop u uw inschrijving mag indienen (of soms presenteren) is bij uw eerste leesronde het belangrijkst. Daaraan kunt u inschatten of u de voorbereiding voor indienen op tijd rond krijgt. De uiterste indiendatum kunt u overigens soms ook nog beïnvloeden via de NvI; als veel beoogde inschrijvers laten weten dat de tijd te beperkt is, schuift de datum een beetje op.