Wat is een tendermanager?

Tendermanager betekenis

De functie van een tendermanager is cruciaal bij het inschrijven op aanbestedingen. Een tendermanager coördineert het complete traject van aanbestedingsprocedures, vanaf de voorbereiding, het indienen van een bod, tot de afronding van de inschrijving. Deze rol vereist een combinatie van deskundigheid in projectmanagement, diepe kennis van de sector en de capaciteit om strategisch te denken en te handelen.

Het Aanbestedingsproces

Het aanbestedingsproces is complex en vereist nauwgezette aandacht voor detail. Het begint veelal met een behoefteanalyse van de inkopende organisatie, vaak een overheidsinstelling of een groot bedrijf. Deze organisaties zijn wettelijk verplicht een formele aanbesteding uit te schrijven bij het overschrijden van bepaalde drempelbedragen. De criteria en vereisten van de aanbesteding variëren, maar bevatten vaak zowel financiële als technische elementen, naast juridische verplichtingen en specifieke uitvoeringsvoorwaarden.

Fasen binnen Tendermanagement

De rol van een tendermanager omvat verschillende fasen, elk cruciaal voor het welslagen van de indieningsprocedure:

1. Vooronderzoek en strategiebepaling. Het opsporen van relevante aanbestedingen en het besluiten of een inschrijving zinvol is. Dit houdt in dat de tendermanager zowel de kans op succes inschat als de vereisten afweegt tegen de capaciteiten van het eigen bedrijf.
2. Team samenstellen en taken verdelen. De tendermanager vormt een team van experts, waaronder vaak een calculator, juridisch adviseur en inhoudelijke specialisten. Samen bereiden zij de benodigde documentatie voor, schrijven het Plan van Aanpak en zorgen voor de bijbehorende calculaties.
3. Beoordelen en reageren op informatie. Tijdens de aanbestedingsprocedure kunnen vragen ontstaan die snel en adequaat beantwoord moeten worden. De tendermanager zorgt ervoor dat alle benodigde informatie verzameld wordt en correct genoteerd.

4. Finalisatie en indiening. De laatste fase is het verifiëren van alle documenten, zorgen dat ze voldoen aan de opgestelde eisen en het geheel tijdig indienen. Vaak volgt er nog een post-inschrijvingsevaluatie of presentatie.

Toegevoegde Waarde van een Tendermanager

Een tendermanager is van onschatbare tijdens aanbestedingen. Een tendermanager draagt niet alleen bij aan de kwaliteit en het succes van de inschrijvingen, maar ook aan het structureel opbouwen van kennis en ervaring van je organisatie. De tendermanager:

• Heeft diepgaande kennis van zowel de branche als van de specifieke eisen die aanbestedende diensten stellen.
• Is in staat een strategische visie te ontwetten die aansluit bij zowel de vraag van de inkoper als de sterktes van het eigen bedrijf.
• Stuurt het tenderteam aan, behoudt het overzicht en zorgt ervoor dat alle deadlines gehaald worden.
• Optimaliseert voortdurend het procedé van aanbesteden binnen de organisatie, wat resulteert in effectievere en efficiëntere inzendingen.

Conclusie

Hoewel de rol van een tendermanager divers en uitdagend is, blijkt uit de praktijk dat een goed voorbereide aanpak, met een duidelijke visie en een competente tendermanager aan het roer, de kansen op het winnen van aanbestedingen aanzienlijk vergroot.

Meedoen aan een aanbesteding kan voor jouw bedrijf een grote kans zijn om structureel meer werk binnen te halen en te groeien. Er zijn enkele platforms, waaronder TenderNed, waar je de aanbestedingen kunt vinden die voor jou interessant zijn. Maar het inschrijfproces is tijdrovend en kan ook kostbaar zijn.

Ben je een hardwerkende ondernemer die hier eigenlijk geen tijd voor heeft en laat staan kennis van aanbestedingen? Maak dan gebruik van tendermanagement van Acceller. Inschrijven moet je meteen goed doen. Anders maak je geen kans en is het jammer van de tijd. Met tendermanagement schrijf je efficiënt in, met minimale inspanning – en maximaal resultaat.