Wat is een bidmanager?

Bidmanager betekenis

Een bidmanager, ook bekend als tendermanager of bidcoördinator, focust zich op het efficiënt en effectief beheren van het proces van inschrijven op aanbestedingen. Gezien het toenemende aantal aanbestedingen en de stijgende concurrentie, ontstaat de noodzaak voor een strategische en gestructureerde aanpak van aanbestedingstrajecten.

Waarom is een bidmanager belangrijk?

Een bidmanager speelt een cruciale rol in het succesvol inschrijven op aanbestedingen. Zonder de kennis en vaardigheden van een bidmanager kan het tenderproces chaotisch en inefficiënt verlopen. Een van de belangrijkste vaardigheden die een bidmanager moet bezitten, is het vermogen om nauwgezet aan te sluiten op de eisen en wensen van de opdrachtgever. Dit vereist zowel diepgaand inzicht in de aangeboden diensten of producten en de processen van het bedrijf van de inschrijver, als een scherp begrip van de klantbehoefte.

Taken van een bidmanager

De rol van een bidmanager in het tenderproces is veelzijdig en omvat verschillende kritieke taken, waaronder:

• Doornemen en analyseren van alle ontvangen tenderdocumenten
• In kaart brengen en eventueel aanvragen van alle formele documenten die ingediend moeten worden
• Opstellen van belangrijke vragen voor de Nota van Inlichtingen
• Definiëren van projectdoelstellingen en de scope van werkzaamheden
• Leiden en coördineren van het tenderteam
• Ontwikkelen van een overtuigende winstrategie
• Plan van Aanpak beheren en alle deadlines bewaken
• Organiseren en voorzitten van projectmeetings
• Reviewen en finaliseren van het plan van aanpak en andere inschrijvingsdocumenten

Het tenderproces in fasen

Fase 1: Beïnvloedingsfase

Voordat een aanbesteding geformuleerd wordt en in de markt wordt gezet, krijgen bedrijven soms de mogelijkheid om invloed uit te oefenen op de aanbestedingsdocumenten. Dit wordt een marktconsultatie genoemd: een uitnodiging om fysiek of schriftelijk inbreng te leveren. Soms worden bedrijven individueel uitgenodigd, in andere gevallen wordt de marktconsultatie gepubliceerd via de gebruikelijke kanalen (TenderNed, Mercell, enz.) en kan iedere belangstellende deelnemen. Actief deelnemen aan een marktconsultatie kan een strategisch voordeel bieden.

Fase 2: Voorbereidingsfase

In deze fase wordt bepaald of de organisatie gaat inschrijven op een aanbesteding (bid/no bid). Dit houdt in dat je kansen en risico’s analyseert en bijvoorbeeld bepaalt of een toereikende referentie-opdracht uitgevoerd is. Verder hoort bij de voorbereidingsfase dat je de uitvraag nader analyseert, een tenderteam samenstelt en een planning opzet die leidt tot een sluitende winstrategie.

Fase 3: Tenderfase

In de tenderfase wordt onder leiding van de bidmanager daadwerkelijk gewerkt aan het opstellen en indienen van de tenderdocumenten. Hierbij is intensieve samenwerking binnen het tenderteam essentieel: behalve de bidmanager en de planschrijver zijn vaak inhoudelijk en strategisch deskundigen betrokken. Zo wordt de passende bedrijfsinformatie verzameld en ten slotte het aanbod op maat geschreven.

Hoe kan Acceller helpen?

De kracht van Acceller ligt met name in het kwaliteitsaspect van de tenderfase: we ondersteunen u bij het formuleren van een winnende strategie, organiseren interactieve sessies om de juiste input te verzamelen en stellen het plan van aanpak op. Soms doen we dit samen met een bidmanager van de klant, maar niet elke organisatie heeft zo’n specialist in huis. Dat is bij ons geen enkel probleem. Wij leveren een projectleider / tendermanager die de planning en sessies voor het kwaliteitsdeel regelt en coördineert, en een ervaren planschrijver die het winnende voorstel uitwerkt. Benieuwd wat we voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op!