Wat is een tender?

Tender betekenis

Een tender, ook wel aanbesteding, is een uitnodiging van een opdrachtgever aan bedrijven om offertes in te dienen voor het leveren van een specifieke dienst, werk of levering. Het doel van een tender is om op een competitieve manier te bepalen welk bedrijf de opdracht krijgt, gebaseerd op een combinatie van prijs en kwaliteit.

Verschil tussen tender en aanbesteding

Hoewel de termen tender en aanbesteding vaak door elkaar worden gebruikt, is er een klein verschil. Een aanbesteding is een formeel proces waarbij overheidsinstellingen zich moeten houden aan wettelijke vereisten als geformuleerd in de Aanbestedingswet en de Gids Proportionaliteit. De term tender wordt vaak gebruikt in een meer informele context en de offerte-aanvraag kan ook van commerciële bedrijven komen. In essentie betekenen beide termen hetzelfde: het verkrijgen van offertes voor een bepaalde opdracht.

Waarom een tender uitschrijven?

Het uitschrijven van een tender heeft verschillende voordelen:

• Concurrentie stimuleren: Bedrijven worden aangemoedigd om de beste prijs-kwaliteitverhouding aan te bieden.
• Gelijke kansen: Elke inschrijver krijgt dezelfde kans om de opdracht binnen te halen.
• Betere afstemming tussen vraag en aanbod: Door een gestructureerd proces komen vraag en aanbod beter overeen.

Regels rond het uitschrijven van een tender

Bij opdrachten van overheidsinstellingen met een waarde gelijk aan of hoger dan de Europese drempelwaarden is een Europese aanbesteding verplicht. Is de opdracht minder waard? Dan kunnen nationale procedures worden gevolgd, zoals beschreven in de Aanbestedingswet. Commerciële organisaties zijn niet aan deze wetten gebonden.

Waar bestaat een inschrijving uit?

Een inschrijving moet aan diverse eisen voldoen:

• Juridische documenten: bewijsmateriaal van de rechtsgeldigheid van het inschrijvende bedrijf
• Financiële documenten: informatie over de financiële gezondheid van het bedrijf
• Contractuele documenten: bij inschrijven gaat de inschrijver akkoord met de conceptovereenkomst bij de aanvraag
• Referenties: bewijsmateriaal dat het bedrijf de opdracht kan nakomen
• Plan van aanpak: gedetailleerde beschrijving van hoe de gevraagde diensten, werken of producten tot stand komen / geleverd worden

Wat doet een tenderschrijver?

Een tenderschrijver is verantwoordelijk voor het opstellen van de offerte met het plan van aanpak. Dit plan beantwoordt de vragen en criteria die in de aanbestedingsleidraad staan. De tenderschrijver zorgt er samen met de inschrijvende organisatie voor dat een goede invulling wordt gegeven aan alle criteria en vragen van de opdrachtgever.

Hoe weet een tenderschrijver wat erin moet?

De aanbestedingsleidraad is de basis voor elke inschrijving op een tender / aanbesteding. De tenderschrijver leest deze leidraad (en de bijgeleverde bijlagen) nauwkeurig door en bouwt vervolgens een raamwerk voor het plan van aanpak. Input wordt verzameld via sessies met verschillende afdelingen van het inschrijvende bedrijf, zodat het plan SMART aansluit bij de wensen en eisen van de opdrachtgever en de eigenheid van de inschrijver accentueert.

Hoe wordt een inschrijving beoordeeld?

De opdrachtgever bepaalt op basis van vastgestelde gunningscriteria welke inschrijving het beste is. Dit wordt vaak gedaan aan de hand van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI), waarbij criteria zoals prijs-kwaliteitsverhouding, kosteneffectiviteit en soms zelfs de laagste prijs worden meegewogen. De inschrijver met de hoogste score wint de opdracht.

Conclusie

Een goed begrip van het tenderproces en wat er nodig is om een sterke inschrijving te leveren, kan het verschil betekenen tussen het binnenhalen of mislopen van waardevolle opdrachten. Als jouw organisatie de stap wil zetten naar inschrijven op tenders, bedenk dan goed wat de vereisten zijn en hoe je jouw aanbod op de beste manier kunt presenteren.

Wil je meer hulp of advies over hoe je een winnende inschrijving kunt indienen? Neem gerust contact op voor professionele ondersteuning.