Aanbestedingsdocumenten: De volledige checklist!

Check 1: Documentenlijst doornemen

Wat is het hoofddocument en welke bijlagen zitten erbij? Leidraad, programma van eisen, procesbeschrijving, prijzenblad, raamovereenkomst … Met lezen kunt u het beste beginnen bij het hoofddocument: dat heet bijvoorbeeld aanbestedingsleidraad, gunningsleidraad, selectieleidraad of offerteaanvraag.

Check 2: Aanbestede opdracht in kaart brengen

Is de scope, omvang, duur interessant voor u? Past de opdracht bij u? Naast een mooie referentie en stabiele omzet brengt een overheidsopdracht ook een hoop verplichtingen met zich mee. Bent u er klaar voor, of ziet u juist een kans om te innoveren en ontwikkelen? Valt de opdracht in de categorie Werken, dan verdient daarnaast het prijzenblad meteen uw aandacht

Check 3: Een beeld krijgen van de planning

Wanneer moet u de inschrijving indienen? Wat is de datum voor de schouw, voor vragen voor de nota van inlichtingen? Wat volgt op de inschrijving? U hebt meestal minder tijd om in te schrijven dan u zou wensen. Daarom is het goed om direct een goed beeld te krijgen van de aanbestedingsplanning. De uiterste datum waarop u uw inschrijving mag indienen (of soms presenteren) is voor nu het belangrijkst.

Check 4: Toetsen aan de uitsluitingsgronden

Mag u wel inschrijven volgens de aanbesteder? Voor Europese aanbestedingen gelden ‘dwingende’ en vaak ook ‘facultatieve’ uitsluitingsgronden. Kunt u UEA, bevoegdheden, eigen verklaring, verklaring Belastingdienst, bewijs niet-veroordeeld, vergunningen en andere vereiste documenten indienen?

Check 5: Geschiktheidseisen analyseren

Welke bewijzen dient u in om uw geschiktheid aan te tonen? Referenties, erkenningen en certificaten in huis? Productiecapaciteit in kaart gebracht en getoetst? Lees zorgvuldig aan welke geschiktheidseisen u moet voldoen en onderzoek hoe u kunt aantonen dat u daaraan voldoet.

Check 6: Inzicht verwerven in gunningscriteria en weging

Waren de geschiktheidseisen nog algemeen, bij de volgende stap gunningscriteria worden de eisen en wensen rondom de opdracht uitgelegd. Wat vindt de aanbestedende dienst belangrijk? Aan welke eisen moet uw prestatie voldoen, aan welke wensen en kansen kunt u een invulling geven? Welke berekeningsmethode wordt gehanteerd om inschrijvers te vergelijken?

Check 7: Vragen opstellen voor de nota van inlichtingen

Kunt u de scope van de opdracht of het programma van eisen nog beïnvloeden via vragen? U leest in de nota van inlichtingen (NvI) niet alleen uw eigen vragen en de reacties daarop, maar ook die van andere eventuele inschrijvers. Antwoorden in NvI hebben voorrang boven andere aanbestedingsdocumenten.

Check 8: Beslissen of u wilt inschrijven en een actieplan maken

Wie hebt u nodig om goed in te schrijven, en wanneer? Een aanbestedingsadviseur? Een calculator, inhoudelijk specialisten, tekstschrijver, vormgever? Behalve over de vraag of u wilt inschrijven (bid or no bid) denkt u nu ook goed na over het hoe.

Check 9: Aan de slag!

Uit ervaring weet Acceller dat u minstens drie weken nodig hebt. Begint u op tijd? Acceller kan u helpen om uw winstrategie te bepalen en een actieplan maken.