Aanbestedingsprocedures

Aanbestedingen zijn gericht op het kiezen van de beste leverancier voor een dienst, werk of levering aan de hand van objectieve criteria. Een procedure is een stappenplan: een vaste volgorde van stappen om een bepaald resultaat te bereiken. Elke aanbesteding doorloopt verschillende stappen om de beste leverancier te kiezen: van vooraankondiging tot gunning. Hoeveel stappen verschilt. Je zou zo'n stappenplan een 'aanbestedingsprocedure' kunnen noemen.

Toch wordt onder 'aanbestedingsprocedure' meestal iets anders verstaan, namelijk: welke vorm van aanbesteden gehanteerd wordt. Lang niet altijd is dat een kwestie van keuze. De  richtlijnen en voorwaarden rond aanbesteden zijn vastgelegd in de Aanbestedingswet 2012, de richtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU, de Gids Proportionaliteit, de aanbestedingsreglementen voor specifieke sectoren en de jurisprudentie.

Europese aanbestedingen

Zo kunnen commerciële bedrijven zelf kiezen of zij (grote) inkoopopdrachten (Europees) willen aanbesteden (tenderen) om de beste partner te kiezen, maar overheidsinstanties niet. Als een instantie voor meer dan 50% van haar inkomsten afhankelijk is van de overheid, moet zij alle inkoop van diensten, werken en leveringen die boven een drempelbedrag uitkomen, Europees aanbesteden. Opdrachten onder het drempelbedrag kunnen nationaal aanbesteed worden. De drempelbedragen variëren voor diensten, werken en leveringen, en worden elke twee jaar aangepast door de Europese Commissie.

Openbare of niet-openbare aanbestedingsprocedures

Verder is er het onderscheid tussen openbare en niet-openbare aanbestedingsprocedures. Wordt de inkoopopdracht gepubliceerd op internet en/of via vakbladen, dan is de procedure openbaar. In principe mag iedere leverancier die de opdracht leest, inschrijven.

Onderhandse aanbestedingen

Een ander onderscheid is: openbaar of onderhands. Als de aanbestedende dienst selecteert welke leveranciers mogen inschrijven, is het een onderhandse aanbestedingsprocedure. De aanbestedende dienst moet die selectie maken op basis van objectieve criteria.

In sommige gevallen meent de aanbestedende dienst dat er maar één leverancier is die de dienst, het werk of de levering kan verzorgen. Als maar een leverancier wordt uitgenodigd, spreken we van een enkelvoudige onderhandse aanbesteding. Deze aanbestedingsprocedures kunnen alleen gevolgd worden voor inkoopopdrachten onder de drempelbedragen van de Europese Unie, en er moet rekening gehouden worden met de richtlijnen in de Gids Proportionaliteit. Met andere woorden: als een inkoper van een overheidsinstantie kiest voor enkelvoudig onderhands aanbesteden, moet die diens keuze heel goed kunnen motiveren …

Onderhandelen

Maar wat nu, als de aanbestedende dienst niet optimaal kan formuleren waaraan inschrijvers moeten voldoen? Bijvoorbeeld omdat er om een innovatie gevraagd wordt, om een inventieve oplossing voor een wicked problem of om een uniek kunstwerk? Aanbestedingsprocedures als de mededingingsprocedure met onderhandeling en de concurrentiegerichte dialoog maken gebruik van de expertise van leveranciers om de inkoopopdracht scherp te krijgen. Na de reactie van leveranciers op de aankondiging selecteert de aanbestedende dienst er enkele om mee naar een oplossing te zoeken en te onderhandelen. Inschrijven komt pas daarna.

Andere aanbestedingsprocedures

Net als voor de onderhandelingsprocedure zonder (voorafgaande) aankondiging, de prijsvraag en het innovatiepartnerschap kan een aanbestedende dienst niet zomaar kiezen voor aanbestedingsprocedures met onderhandelingen. De inkoopopdracht moet hiervoor aan strenge voorwaarden voldoen uit de Aanbestedingswet 2012 en de richtlijnen 2014/24/EU en 2014/23/EU.

Daarnaast zijn er aanbestedingsprocedures die niet leiden tot een eenmalige opdrachtverlening, maar tot een 'overeenkomst om zaken te doen' voor een bepaalde periode.

Wilt u inschrijven op een aanbesteding die afwijkt van wat u gewend bent, vraagt u Acceller dan om advies. Ook voor juridische ondersteuning!