Stappenplan aanbesteding: Hoe win jij je volgende tender?

Stap 1: Analyse & brainstorm

U neemt contact met ons op omdat u op een gepubliceerde aanbesteding wil inschrijven. Wij maken met u een afspraak voor een brainstormsessie. Voordat wij elkaar ontmoeten, analyseren wij de aanbestedingsdocumenten nauwkeurig. Dat doet u zelf ook. In de intensieve brainstormsessie daarna bepalen wij uw optimale winstrategie. Het verhaal van uw organisatie is het startpunt: waarde voor de klant, persoonlijkheid, geloofwaardigheid, onderscheidend vermogen, cultuur en concurrentie.

Dat verhaal koppelen wij aan de aanbestedingsdocumenten om uw meerwaarde te identificeren. Samen zoeken we naar ‘de vraag achter de vraag’ van de aanbestedende organisatie. Wat wil die echt bereiken? Welke meerwaarde versterkt uw positie ten opzichte van het programma van eisen, vergeleken met de concurrentie?

Resultaat van de brainstormsessie: we hebben kansen en uitdagingen geformuleerd en een actieplan gemaakt. Indien nodig formuleren we in deze fase ook vragen voor de nota van inlichtingen. U ontvangt een kort verslag van deze bijeenkomst.

Stap 2: Invulling geven aan de gunningscriteria

• Interview | Gunningscriteria vragen om uw visie op en aanpak van uiteenlopende onderwerpen als veiligheid, kwaliteit, MVO, partnerschap, flexibiliteit, duurzaamheid, die specifiek zijn voor uw branche en/of de aanbestedende dienst. Wij plannen aanvullende online interviews met u en uw specialisten om informatie te verzamelen.  Van tevoren ontvangt u vragen ter voorbereiding.
• Structureren en formuleren | Onze EMVI-tekstschrijvers zijn ervaren in het schrijven van winnende plannen. Uw visie, aanpak en meerwaarde verwoorden zij met een frisse blik tot heldere antwoorden bij de gunningscriteria. Elke vraag en subvraag worden SMART beantwoord.
• Reviewronde | Alle medewerkers in uw organisatie die meedenken bij dit traject, ontvangen het eerste concept, lezen dit en voegen hun reactie toe. Tijdens de online reviewronde bespreken we reacties en aanvullingen. Daarnaast bespreken we belangrijke informatie uit de nota van inlichtingen en de impact daarvan op uw inschrijving.
• Fijnslijpen en finaliseren | Met de reacties en de informatie uit de review herstructureert, herformuleert en completeert de tekstschrijver uw inschrijving. Na een tweede reviewronde waarin nog kleine aanpassingen worden besproken, is de tekst voor uw inschrijving definitief.

Stap 3: Vormgeving

Een inhoudelijk perfecte inschrijving heeft niet het maximale effect als deze als platte tekst aangeleverd wordt. Acceller kan zorgen voor een aansprekende vormgeving die past bij uw organisatie en de aanbestedende dienst. Met mooie kleuren, processchema’s, goed opgemaakte tabellen, infographics en pictogrammen die uw inhoudelijk aanbod versterken.

Stap 4: Indienen

• Tendermanagement | Parallel aan het proces van interviews en reviews houden wij de status van de checklist en het actieplan in het oog. Zodat alle documenten die u moet indienen, op tijd klaar zijn. Uiteraard kunt u met vragen doorlopend bij ons terecht. Als u dat wenst, helpen wij u met het correct invullen van de UEA, het referentieblad, het prijzenblad en/of andere bijkomende formulieren.
• Verificatievergadering | Tot slot staat de verificatievergadering ingepland. Dan controleren wij samen met u alles nog een laatste keer. Is uw inschrijving compleet? Dan dienen wij samen alle documenten van uw inschrijving in op TenderNed, CTM of Negometrix.