Best and final offer aanbestedingen
BAFO Aanbesteding
BAFO betekenis
Soms wordt in het aanbestedingstraject nog een tussenfase voor onderhandeling ingebouwd, tussen de beoordeling van de inschrijvingen (plannen van aanpak, bidbooks of projectvoorstellen) en de gunning. Voor het Best And Final Offer (BAFO) voor inschrijving hebben de aanbestedende dienst en de inschrijver contact over de inhoud van het voorstel, waarbij de eerste aangeeft op welke punten het nog beter kan. De inschrijver krijgt daarbij de kans het plan, bidbook of voorstel toe te lichten en te verduidelijken. Dat kan betrekking hebben op de aanbiedingsprijs, maar ook op de invulling die de inschrijver heeft gegeven aan de gunningscriteria, of kansen die de inschrijver heeft genoemd. De inschrijver krijgt na het gesprek de gelegenheid om een Best And Final Offer op te stellen en in te dienen.
Zo’n BAFO-fase heeft voor- en nadelen voor inschrijvers. De aanbestedende dienst kan in het gesprek erop aansturen, dat de inschrijvingen beter vergelijkbaar worden. Daarmee worden de verschillen tussen u en de concurrent dus kleiner, zeker als u door het gesprek de indruk heeft dat uw meerwaarde voor de aanbestedende dienst blijkbaar geen meerwaarde heeft. Voor uw Best And Final Offer moet u opnieuw nadenken over wat u te bieden heeft. Anderzijds krijgt u wel de kans om verkeerde verwachtingen of interpretaties recht te zetten.
BAFO komt bij Europese aanbestedingen van overheidsinstellingen nauwelijks voor. Als met iedere inschrijver een apart gesprek gevoerd wordt, is er eigenlijk geen sprake van een gelijk speelveld: de aanbestedende partij speelt een actieve rol in de concurrentie tussen inschrijvers. Dat is niet toegestaan. In commerciële tenders en bij onderhandse aanbestedingen is BAFO gebruikelijker. Daarbij weet de aanbesteder al min of meer welke leverancier de dienst of het product gaat leveren, maar wil die misschien onderhandelen over de voorwaarden, waaronder de prijs. Aangenomen dat de oorspronkelijke offerte al met wikken en wegen tot stand gekomen is, kan het voor de leverancier lastig genoeg zijn om in de Best And Final Offer (BAFO) voor inschrijving tegemoet te komen aan de voorwaarden en wensen van de aanbesteder.